Un contrat ou une procuration à envoyer à l’étranger, une attestation de pouvoir à fournir pour prouver que l’on est bien administrateur de telle société, une reconnaissance de dette à laisser à un créancier, un diplôme à présenter à un futur employeur, un passeport à renouveler à Genève alors que l’on est étranger… Les cas où l’on doit garantir à des tiers qu’un document est conforme à l’original sont fréquents et variés. Vu les compétences étendues des notaires dans les domaines juridiques, économiques et fiscaux, les particuliers requièrent souvent leurs services pour répondre à un besoin de sécurité, alors même que le droit n’exige pas le respect d’une forme spéciale.

Pour faire authentifier un document, ou sa copie, il suffit donc d’aller voir un notaire. Celui-ci est en effet un officier public, nommé comme tel par le législateur cantonal: ses fonctions lui sont confiées par la loi; il engage sa responsabilité dans l’accomplissement des différentes tâches qui sont les siennes et n’agit qu’en application des règles déontologiques les plus strictes.

Il existe trois types d’authentification, dont deux très courants:

La copie conforme

Lorsqu’on doit fournir la copie d’un document, on recourt aux services du notaire afin de prouver que celle-ci est en tous points conforme à l’original.

La légalisation de signature

En légalisant une signature, le notaire atteste l’authenticité de celle-ci: la signature qui figure au bas d’un document est bien celle de la personne qui prétend l’avoir signé.

Pour obtenir cette légalisation, il suffit de se présenter, avec une pièce d’identité, à l’étude du notaire de son choix, généralement sans rendez-vous. Le notaire légalise la signature qui a été apposée devant lui ou qui est conforme à un modèle déposé antérieurement à son étude.

Attention: lorsqu’il légalise une signature, le notaire ne s’engage que sur la véracité de celle-ci et en aucun cas sur le contenu du document au bas duquel elle figure!

Notez aussi que, lorsque le document qui porte votre signature est destiné à l'étranger, il vous sera demandé, dans la plupart des cas, une apostille. Cela signifie que la signature du notaire (qui atteste la véracité de la vôtre) doit être légalisée à son tour par une autorité supérieure. A Genève, c’est le Service des légalisations qui a cette compétence (88, route de Chancy à Onex – tél. 022 546 48 60). Le notaire se charge souvent lui-même d'obtenir l'apostille pour le compte de ses clients.

Le dernier type d’authentification est moins fréquent.

L’attestation notariale

On recourt à une attestation notariale lorsqu’on doit prouver qu’un document, un acte ou toute autre opération a effectivement été réalisé.

Par exemple (liste non exhaustive):

• prouver qu’un acte de vente immobilière a été conclu, même si le Registre foncier ne l’a pas encore enregistré;
• dans le cadre d’une succession, prouver que l’on est bien héritier et/ou que l’on a reçu telle ou telle chose;
• dans le cadre de l’acquisition d’un bien immobilier par un étranger, certifier le non-assujettissement de l’acquéreur à la loi fédérale sur l’acquisition d’immeubles par des étrangers.

Le tarif d’une légalisation ou d’une attestation notariale varie en fonction du type de document à authentifier, du nombre de pages qu’il comporte, ou encore des opérations de contrôle effectuées et de la responsabilité assumée. Le coût d’une légalisation s’élève ainsi en général à quelques dizaines de francs.

Des questions à éclaircir

• J’ai trouvé un travail à l’étranger: mon futur employeur va-t-il reconnaître le diplôme que j’ai obtenu en Suisse?
• Je suis étranger à Genève et dois faire renouveler mon passeport: existe-t-il une formule ad hoc?
• J’ai hérité un appartement situé en Italie au décès de mon père; je désire le vendre par l’intermédiaire d’un agent immobilier local et dois à cet effet lui fournir une procuration : quelles sont les formalités à accomplir?
• Qu’est-ce qu’une apostille? Dans quels cas pourrais-je en avoir besoin?
• J’engage par ma signature individuelle la société X dans une opération financière; comment puis-je prouver que j’ai le droit de le faire?

Téléchargez le dépliant en pdf